Công thức thảm họa khi kinh doanh khởi nghiệp: Chưa có tư duy quy trình

Edwards Deming, kỹ sư hệ thống nổi tiếng, người tạo ra hệ thống quản lý chất lượng làm thay đổi toàn bộ nền sản xuất của Nhật Bản, từng phát biểu một câu nói có thể được xem là một nguyên lý trong việc xây dựng hệ thống:

tu duy quy trinh

 

“Nếu bạn làm đúng 15% đầu tiên của bất kỳ hệ thống nào, 85% còn lại sẽ dễ dàng hơn rất nhiều.

 

Trong khi đó, phần lớn mọi người chúng ta làm sai ngay từ đầu. Kinh doanh là chuyện chúng ta, cả tôi và bạn, đều phải học cả đời. Nhưng ít ra, khi bạn làm đúng những bước ban đầu thì khả năng thất bại và rủi ro của bạn sẽ thấp hơn rất nhiều. Bạn cũng sẽ đỡ phải mất công sức, nỗ lực hơn rất nhiều.

Bản thân tôi khi khởi nghiệp cũng đã có nền tảng hoc vấn tốt, và tôi cũng cố gắng làm đúng với 15% ban đầu. Nhưng chuyện bạn nỗ lực làm đúng với 15% ban đầu và chuyện bạn có làm đúng 15% ban đầu hay không là hai chuyện hoàn toàn khác nhau! Một lần nữa, câu nói này chỉ là một nguyên lý để bạn hướng tới. Nếu không, về sau, mọi chuyện sẽ tồi tệ hơn rất nhiều.

Tôi sẽ lấy một ví dụ trong ngành ăn uống. Gần đây, chuỗi nhà hàng Món Huế, Phở Ông Hùng đã phá sản. Vì sao? Khi nhận một số tiền đầu tư lớn, họ đã làm gì? Tất cả những gì họ làm là mở rộng các chi nhánh liên tục, mà không xây dựng tốt hệ thống của họ. Hệ thống của họ, nếu chỉ vận hành 4, 5 nhà hàng có thể là chuyện đơn giản, nhưng khi số lượng chi nhánh tăng lên thì mọi chuyện sẽ khác. Không phải cứ có thêm 1 chi nhánh sẽ tăng thêm 20% lượng công việc. Đó có thể là 50% và thậm chí là gấp đôi nếu như hệ thống của bạn hoạt động không tốt, cộng thêm tốc độ nhân rộng quá nhanh, và đó là công thức của thảm họa.

tu duy quy trinh 2

Rất nhiều người làm kinh doanh, ngay cả những công ty tương đối nổi tiếng, họ vẫn mắc vào cái bẫy này. Họ cứ lao vào làm mà không nghĩ đến chuyện xây dựng hệ thống quy trình để mọi thứ được tự động, vận hành tốt, để hệ thống chạy tốt, vận hành trơn tru. Kỹ sư hệ thống Deming từng nói:

“Nếu như bạn không thể mô tả được những gì bạn làm dưới dạng một quy trình, dưới dạng một hệ thống, tức là bạn không biết bạn đang làm gì cả.” 

Khi đến một công ty, bạn muốn biết người sếp như thế nào thì bạn phải nhìn vào cách nhân viên ở đó làm việc, cách họ tổ chức các quy trình của mình. Nếu như tất cả nhân viên trong đó họ biết cần phải làm gì, phần lớn mọi thứ đều có quy trình, phần lớn mọi thứ đều được sắp xếp trật tự, thì bạn biết rõ:

Công ty này biết họ đang làm gì.

Nếu công ty đó là một nơi bát nháo, lộn xộn, thì bạn sẽ biết ở đó không có quy trình gì cả. Tôi chia sẻ như vậy để bạn thấy rõ rằng, tư duy quy trình là điều quan trọng nhất. Vậy thì tôi không cần biết bạn đã khởi nghiệp hay chưa, dù bạn đang khởi nghiệp hay chuẩn bị khởi nghiệp, bạn đều phải có tư duy quy trình. Bạn phải làm sao để mọi thứ là một cỗ máy có thể vận hành tự động. Bạn có thể thực hành ngay bằng cách, về công ty của mình và xem mọi người trong công ty đang làm gì? Có quy trình hay không? Quy trình đó là gì? Nếu bạn không mô tả được trong công ty mình đang làm gì, những người khác đang làm gì, sếp của bạn đang làm gì, thì thật ra công ty bạn không có quy trình nào cả. Mỗi bộ phận phải biết rõ họ cần, điều họ cần tập trung là gì. Mọi thứ đều phải có quy trình rõ ràng. Bởi lẽ có quy trình còn sai, huống chi là không có.

Nên nếu bạn vào một công ty, nơi không có ai biết mình đang làm gì, một nơi không ai mô tả được mình đang làm gì, tức là không ai biết mình đang làm gì cả.

Chia sẻ lên: